Strategimøde2014

Fra Open Space Aarhus

Skift til: Navigation, Søgning

Dagsorden til strategimøde lørdag d. 13. september 2014 kl. 11:00 til 16:00. Mødet afholdes i 5342-333 Ada Møderum (26) på Aarhus Universitet.

Find vej til ADA-333

Tilmelding sker via denne Doodle.

Indholdsfortegnelse

Formalia

  • Valg af referent: Brix
  • Valg af dirigent: Rune

Fremmøde

  • Tilstede: Rune, Helle, Flemming, CazH, Inger, Brix, Bjarke, Agger, Skeen, Mark, Allan, Ronnie, Westergreen, Anders, pedersen
  • Afbud: N/A
  • MIA: N/A

Godkendelse af referat fra sidste møde

  • Dette er bestyrelsens første strategimøde

Skal OSAA stå for flere fællesarrangementer udover T3? Workshops?

Diskussion

  • Flere medlemmer vs. nursing af eksisternede, betalende medlemmer
  • Oprydning i lokalerne
  • Faglig vs. blød forening
  • Hvem er modtagerne af vores workshops/foredragsaftener
  • Problemer med at finde tovholdere til T3
  • Hvem skal drive evt. ændringer i foreningen?
  • Velkomst af nye medlemmer
  • Ekstern kommunikation

Væsentlige punkter fra diskussionen

  • Vi bør fokusere på at etablere et fedt space for de nuværende medlemmer - så vil vi helt automatisk kunne tiltrække flere, nye medlemmer
  • Vi bør oprette en fælles modereret, annoncerings-mailingliste for kommunikation til betalende medlemmer
  • Vi bør søge større diversitet, da det typisk giver et bedre socialt miljø
  • Vi bør blive bedre til at introducere og/eller aktivere nye medlemmer og byde dem velkomne (fx struktureret introduktion om tirsdage, eller et dedikeret intro-event én gang om måneden, en liste på wiki/i lokalerne omkring opgaver, foreningen som helhed gerne vil have løst)
  • Vi bør få dokumenteret husordenen bedre i lokalerne i form af skiltning
  • Vi bør opfordre medlemmerne til at kommunikere mere omkring de fede projekter, de laver

Frokost

  • Vi bestiller nogle familiepizzaer fra Jerrys

Vi skal have fastlagt strategien omkring MOOSA

* MOOSA er tanken om "Mere Open Space Aarhus" - En tanke om at udvide foreningens lokaler så vi kan få mere plads til at hacke på
* Spørgsmålet er: Hvad vil medlemmerne?
  • Vi bor til leje i et tidsbegrænset lejemål og skal på et eller andet tidspunkt forholde os til at det udløber en dag
  • Vi har pt. ikke økonomien til at leje noget større
  • Er der et ønske om flere kvadratmeter eller passer størrelsen til det nuværende aktivitetsniveau
    • Kan vi udnytte lokalerne noget bedre, f.eks. i form af oprydning/sortering/udsmidning?
    • Kan vi indrette os bedre end nu?
  • Hvad skal der til for at vi kan få råd til at leje nogle flere kvadratmeter
    • Skal vi indføre "støttemedlemmer" uden nøglebrik (f.eks. som supplement til, eller i stedet for "gratis medlemmer"?)
    • Skal vi sætte kontingentet yderligere op?


  • Visionsoplæg
* Det kunne være fedt at OSAA en dag kan leje hele bygningen vi bor i (såfremt udlejer vil være med) og have god plads til alle aktiviteter og medlemmer. 
  • Økonomisk vil det kræve at indtægterne i runde tal tredobles.

Diskussionspunkter

  • MOOSA: Flere kvadratmeter vs. bedre udnyttelse af lokalerne ud over tirsdag
  • Hvilken værdi tilfører vores gratist medlemmer?
  • Gør vi nok for at få folk til at blive betalende medlem?
  • Bør vi indføre et "kommercielt" medlemskab?

Væsentlige punkter fra diskussionen

  • Vi bør forsøge at få mere ud af vores nuværende lokaler (oprydning, både på hylder og gulv - evt. snakke med udlejer om at kunne sætte et par paller til "langtidsopbevaring" i lokalerne ved siden af)
  • Vi bør forsøge at leje "de næste 6 meter" af lokalerne ved siden af (fx til brug som mødelokale/foredragssal)
  • Vores nuværende medlemskabsmuligheder er tilstrækkelige
  • Vi bør gøre det nemmere at donere penge til foreningen (fx kortbetaling)
  • Vi bør undersøge mulighederne for at låne foredragslokaler hos universitet

Bør vi være mere åbne omkring økonomien? Løbende, offentligt tilgængeligt regnskab?

  • Åben økonomi falder godt i ånden af Open Space Aarhus
  • Åben, automatiseret økonomioversigt (med adgang for betalende medlemmer? Adgang for alle?) vil give færre punkter at gennemgå til driftsmøderne¨
  • Det ville være optimalt at kunne følge med i udviklingen af følgende nøgletal:
    • Medlemstal (tilgang, afgang, in-spee, break-even)
    • Indtægter (evt. delt op i medlemskontingent, sponsorater, ..., andet)
    • Udgifter (evt. delt op i husleje, indkøb, ..., andet)
    • Egenkapital
    • Indestående
    • ...
  • Er overblik over nøgletal nok? Skal vi gå efter et fuldt åbent regnskab tilgængeligt løbende for alle medlemmer?

Følgende mock-up giver en idé om, hvordan en evt. implementation kunne se ud i HAL900:

Diskussionspunkter

  • Åben økonomi for alle vs. åben økonomi for betalende medlemmer
  • Punktet omkring økonomi kan fjernes fra driftsmødereferaterne
  • Oversigten kan benyttes til intro til T3

Hovedpunkter for diskussionen

  • Vi bør indføre en oversigt over historiske såvel som nuværende økonomiske nøgletal i HAL, som er tilgængelig for betalende medlemmer

Vi bør få fastlagt et rigtigt budget

Budget 2014:

  • Indtægter
    • Medlemmer 70 * kr. 200 = 14.000/mnd = 168.000/år
    • Varesalg ca. kr. 20.000/år
  • Samlede indtægter kr. 188.000/år
  • Udgifter
    • Lokaleomkostninger
      • Husleje kr. 101.250/år
      • Forbrug a conto kr. 21.150/år
      • Anslået merforbrug kr. 18.000/år
    • Samlede lokaleomkostninger kr. 140.400/år
    • Forsikring kr. 6.000/år
    • Rengøring kr. 2.400/år
    • Diverse indkøb kr. 40.000/år (I år indtil videre kr. 27.000)
  • Samlede udgifter kr. 188.800/år

Diskussionspunkter

  • Kontoen omkring diverse indkøb bør deles op så budgettet er mere gennemskueligt
  • Hvad er det langsigtede mål for OSAAs økonomi?
  • Er 70 betalende medlemmer realistisk?

Hovedpunkter fra diskussionen

  • Vi bør sikre vores varesalg yderligere for at undgå svind
  • Vi bør grundigt monitere vores udgifter til diverse indkøb på driftsmøderne
  • Vi bør køre videre efter ovenstående budget for 2014
Personlige værktøjer